¿Conoces las obligaciones de tu Administrador de Fincas? Lo que debes saber
La gestión de una comunidad de propietarios engloba actividades muy variadas, que van desde la tramitación de obras hasta llevar la contabilidad.
Supone un gran volumen de trabajo, al que se necesita dedicar mucho tiempo. Además, dada su complejidad, quizás los propietarios no sepan desempeñarlo bien.
¿La solución? Contratar a un administrador de fincas. El profesional encargado de todos los servicios de gestión de una comunidad.
En este artículo te contamos sus funciones y su responsabilidad legal.
Qué es un administrador de fincas
Es la persona que centraliza la gestión de los aspectos comunes a todas las viviendas. Por ejemplo, del mantenimiento de las instalaciones o la planificación de los gastos anuales.
Necesitan tener una titulación, que puede ser:
- Una carrera universitaria relacionada con el Derecho o la Administración y Dirección de empresas
- Un título propio de la Escuela Oficial de Administradores de Fincas
Además, existen Colegios de Administradores de Fincas en las Comunidades Autónomas. Aunque la pertenencia no es un requisito legal, desde Cordón Seguros te recomendamos contratar a un profesional que esté adscrito a un Colegio.
Te contamos las obligaciones de un gestor de comunidades de propietarios
Se encuentran recogidas en el artículo 20.1 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) y son estas:
- Velar por el buen régimen del edificio y sus instalaciones: Es responsable de solucionar los problemas que se produzcan en las zonas comunes. Puede hacerlo por sí mismo o bien buscando al profesional que pueda resolverlos.
- Preparar el plan de gastos: Ha de realizar un presupuesto con todos los gastos esperados y presentarlo a la junta de vecinos para su aprobación. En el documento debe especificar las cuotas mensuales por propietario.
- Disposición de medidas urgentes: Su fin también es solucionar incidentes. Se diferencia de la primera función por la urgencia, que hace que pueda actuar al margen del presidente de la comunidad. Aunque deberá mantenerlo informado en todo momento.
- Ejecución de acuerdos sobre obras: Si la junta aprueba la realización de reformas, el administrador debe encargarse de elaborar un plan de acción y asegurar que existen los fondos necesarios.
- Actuar como secretario de la Junta: Realiza las actas de las reuniones y también custodia los documentos.
- Otras atribuciones: Cada comunidad puede acordar con su gerente las funciones que necesiten.
Cuál es la responsabilidad legal de un administrador de fincas
Responsabilidad civil
El gestor tiene una responsabilidad civil por daños o perjuicios en el desarrollo de las funciones que acabamos de ver.
Para que una demanda civil contra esta persona pueda prosperar se debe demostrar:
- Acción u omisión: Que el perjuicio se derive tanto de su actividad directa como de la falta de esta (cuando hubiera sido necesaria para evitar el daño).
- Culpa: Que el perjuicio se deba a una falta de cuidado por parte del administrador de fincas. Es decir, que no actúe con la diligencia esperable para el caso en concreto.
Si se da lo anterior, cualquier persona que haya sufrido un perjuicio podrá reclamar una indemnización por daños.
Además, el profesional responde también por los actos de otras personas que estén bajo su supervisión y que hubiera tenido que controlar con más diligencia.
Los daños a cubrir son tanto emergentes como de lucro cesante (lo “dejado de ganar”). Y será el seguro de responsabilidad civil profesional el que se haga cargo de las indemnizaciones debidas.
Responsabilidad penal
El gerente también tiene responsabilidad penal. Por lo que, si comete un delito durante el ejercicio de sus funciones, se podrá interponer una denuncia.
Dado su tipo de actividad, estos son los delitos más habituales:
- Administración desleal (art. 252 del Código Penal): Cuando la infracción de su obligación de tutela causa un perjuicio económico.
- Apropiación indebida (arts. 253 y 254 del Código Penal): Si se adueñara de dinero u otros efectos que estén bajo su custodia, y que tenga la obligación de devolver. Causando con ello un perjuicio patrimonial.
- Corrupción entre particulares (art. 286 bis del Código Penal): Si aceptara algún beneficio personal a cambio de favorecer a un tercero (por ejemplo, la obtención de un soborno por la adjudicación de un contrato de reformas en el edificio).
Si por la comisión de un delito se deriva una responsabilidad civil, será de nuevo el seguro de responsabilidad civil profesional el que se haga cargo de ella.
La importancia de un gestor de comunidades de propietarios
Desde Cordón Seguros, esperamos que este artículo haya aclarado tus dudas acerca de la figura del administrador de comunidades.Cordón Seguros, esperamos que este artículo haya aclarado tus dudas acerca de la figura del administrador de comunidades.
Como hemos visto, es un profesional muy relevante para asegurar el buen funcionamiento de tu edificio. Por eso es importante que contratéis a alguien con la capacidad necesaria.
Es esencial que la comunidad esté al corriente de sus actividades, incluso aunque sea una persona de confianza, y que su gestión sea justa y transparente.
De no ser así, recuerda que podéis tomar medidas legales para exigir al administrador de fincas responsabilidad civil o penal.
Preguntas frecuentes sobre las funciones del administrador y obligaciones
¿Cuáles son las principales obligaciones legales de un administrador en la propiedad horizontal?
La figura del administrador de fincas tiene varias responsabilidades legales fundamentales según la Ley de Propiedad Horizontal. Entre ellas destacan: velar por el buen régimen del edificio, preparar el plan de gastos, atender la conservación del inmueble, ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras, efectuar los pagos y cobros necesarios, actuar cuando sea necesario con advertencias y apercibimientos a los titulares, y preparar el presupuesto anual. Estas funciones del administrador son esenciales para la correcta gestión de la comunidad de vecinos y su incumplimiento puede derivar en responsabilidades legales.
¿En qué consiste la responsabilidad civil del administrador de fincas?
La responsabilidad civil del administrador surge cuando, por culpa o negligencia en el desempeño de sus funciones, causa daños y perjuicios a la comunidad. Según el Código Civil, si el administrador actúa con negligencia en la gestión de la comunidad (como errores en contabilidad, mala supervisión de obras o incumplimiento de acuerdos adoptados), puede enfrentarse a una acción de responsabilidad civil. Los propietarios pueden reclamar indemnización por los daños causados al patrimonio comunitario. Es fundamental que el administrador cuente con un seguro de responsabilidad profesional para cubrir estas contingencias.
¿Puede incurrir el administrador de la comunidad en responsabilidad penal?
¡Por supuesto! La responsabilidad penal del administrador puede activarse en casos graves como apropiación indebida de fondos comunitarios, falsificación de documentación de la comunidad, estafa, o administración desleal. Estas acciones pueden conllevar no solo multas económicas sino también penas de prisión dependiendo de la gravedad. Es importante destacar que, en caso de ser una sociedad de administración de fincas, la empresa podría asumir responsabilidad civil subsidiaria si el delito fue cometido por uno de sus empleados en el ejercicio de sus funciones encomendadas.
¿Qué establece la Ley de Propiedad Horizontal sobre la responsabilidad del administrador?
La Ley de Propiedad Horizontal establece claramente que el administrador responde frente a la junta de propietarios por sus actos. Específicamente, el artículo 20 determina que es causa de responsabilidad el incumplimiento de sus obligaciones. La ley requiere que el administrador actúe con la diligencia de un buen profesional, siendo responsable tanto por acciones como por omisiones. Además, debe mantener la documentación de la comunidad actualizada, gestionar adecuadamente las instalaciones y servicios comunes, y atender con prontitud las necesidades de mantenimiento del inmueble. El administrador puede ser destituido si incumple gravemente sus obligaciones.
¿Cómo pueden los propietarios ejercer una acción legal contra el administrador de fincas?
Para ejercer una acción de responsabilidad civil contra el administrador, la comunidad debe seguir estos pasos: primero, convocar una junta de propietarios donde se acuerde el ejercicio de la acción por mayoría. Es recomendable contar con abogados especialistas en propiedad horizontal para este proceso. Después, debe recopilarse toda la documentación que pruebe la negligencia o daño a la comunidad. El plazo para iniciar acciones es generalmente de un año desde que se produjo el daño o se tuvo conocimiento del mismo. La demanda debe demostrar el nexo causal entre la culpa o negligencia del administrador y los daños sufridos por la comunidad.
¿Qué procedimiento hay que seguir para cambiar de administrador cuando hay insatisfacción con su gestión?
Cuando existe descontento con la gestión, cambiar de administrador requiere seguir un proceso establecido en la Ley de Propiedad Horizontal: 1) Solicitar al presidente la inclusión de este punto en el orden del día de la próxima junta o convocar una junta extraordinaria. 2) En la junta, se necesita el voto favorable de la mayoría de propietarios que representen la mayoría de cuotas de participación. 3) Una vez acordado el cese, se debe designar un nuevo administrador. 4) Es fundamental formalizar la revocación de poderes del anterior administrador y el otorgamiento al nuevo, así como solicitar la entrega de toda la documentación de la comunidad. Recuerda que este proceso debe realizarse respetando los plazos de preaviso establecidos en el contrato.
¿Qué tipo de seguro debe tener un administrador para cubrir su responsabilidad legal?
Todo profesional dedicado a la administración de fincas debe contar con un seguro de responsabilidad civil profesional que cubra los posibles daños causados en el ejercicio de su actividad. Este seguro es fundamental para proteger tanto al administrador como a la comunidad, cubriendo indemnizaciones por negligencia, errores u omisiones en el desempeño de sus funciones. La cobertura debe incluir responsabilidad por gestión económica, asesoramiento incorrecto, incumplimiento de normativas, y daños derivados de la conservación del inmueble. Los colegios profesionales de administradores suelen ofrecer pólizas colectivas con condiciones ventajosas para sus colegiados.
¿Qué diferencia existe entre la responsabilidad del administrador profesional y el presidente que ejerce como administrador?
La principal diferencia radica en el nivel de exigencia y responsabilidad. Al administrador profesional se le exige la diligencia de un experto en gestión de comunidades de propietarios, mientras que al presidente que asume el cargo de administrador se le requiere la diligencia de un buen padre de familia. El administrador profesional tiene mayor responsabilidad por su conocimiento técnico y remuneración, debiendo responder por errores que un profesional no debería cometer. Además, el administrador profesional está sujeto a las normas deontológicas de su colegio profesional. Ambos pueden incurrir en responsabilidad civil por daños causados a la comunidad, pero el estándar de cuidado exigido es diferente.
¿Puede el administrador delegar sus funciones y cómo afecta esto a su responsabilidad legal?
El administrador puede delegar ciertas funciones operativas en empleados o colaboradores, pero no puede delegar su responsabilidad legal. Según la normativa de propiedad horizontal, aunque cuente con un equipo para la gestión de la comunidad, el administrador sigue siendo el responsable último ante la junta de propietarios. Si un empleado comete un error que causa daño a la comunidad, el administrador responderá por ello, pudiendo después ejercer acciones contra su empleado. Es fundamental que el administrador supervise adecuadamente a las personas en quienes delega tareas y establezca protocolos claros de actuación para minimizar riesgos. En casos de sociedades de administración de fincas, la responsabilidad recae sobre la empresa.
¿En qué casos específicos no sería responsable legalmente el administrador de fincas?
El administrador de la comunidad no incurriría en responsabilidad legal en las siguientes situaciones: 1) Cuando actúa siguiendo instrucciones expresas y documentadas de la junta de propietarios, aunque el resultado sea perjudicial; 2) En caso de fuerza mayor o circunstancias imprevisibles que escapen a su control; 3) Cuando ha advertido por escrito de los riesgos de una decisión y la junta decide proceder igualmente; 4) Si el daño se produce por vicios ocultos en el inmueble que no podía razonablemente conocer; 5) Cuando la comunidad no le proporciona los recursos necesarios para cumplir sus funciones; 6) Si ha actuado con la diligencia debida pero el resultado adverso se debe a factores externos. En estos casos, es fundamental que el administrador pueda demostrar documentalmente que actuó correctamente.
