Confeccionar de forma correcta el acta de reunión en comunidad de propietarios es muy importante. De lo contrario, hay riesgo de que los acuerdos alcanzados en junta no sean válidos.
Es por ello que todas las decisiones tomadas tienen que estar debidamente asentadas en un documento, que debe formar parte del Libro de Actas del Edificio.
¿Qué puntos deben formar parte del acta de reunión de una comunidad de propietarios?
Los contenidos obligatorios del acta de una junta están estipulados en el artículo 19 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH). En el segundo apartado de dicha ley figuran los requisitos mínimos que debe reflejar un acta para ser válida legalmente.
Un modelo de acta de reunión contiene los siguientes datos:
1 – Lugar y fecha de celebración de la junta
Además de los detalles de cuándo y dónde será la reunión, es conveniente aclarar si se trata de la primera o de la segunda convocatoria. Esto se debe a que las mayorías necesarias para la adopción de acuerdos son diferentes en estas dos instancias.
Ejemplo:
“En […] siendo las […] horas del día […] del mes de […] del año […], y en la propiedad de la comunidad, debidamente convocados se reúnen (en primera/en segunda convocatoria)…”
2 – El responsable de la convocatoria
Lo habitual es que sea el presidente de la comunidad quien convoque, aunque también existe la posibilidad de que los promotores de la reunión sean los propietarios.
Para que esta se lleve a cabo, debe ser requerida por la cuarta parte de los vecinos o que la parte interesada represente el 25% de las cuotas de participación.
Ejemplo:
“Se celebra esta (Junta) a petición (del Presidente/de los propietarios de los apartamentos tal…”
3 – El carácter de la reunión
Las juntas pueden ser ordinarias o extraordinarias. Por ley, las reuniones ordinarias deben celebrarse al menos una vez por año y tienen como objetivo aprobar los presupuestos y demás cuentas de la comunidad. Las restantes juntas tendrán carácter de extraordinarias. El acta debe aclarar cuál de las dos es.
Ejemplo:
“Se constata que en esta reunión (Ordinaria/Extraordinaria)………………………… están presentes o representados…………………………, propietarios que representan a su vez el………………………… por 100 de las cotas totales del edificio.”
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4 – Relación de los asistentes
Debe contener el listado de todos los propietarios presentes en la reunión y de los ausentes. En el caso de que uno de los vecinos esté representado por un tercero, también deberá aclararse en el documento.
Ejemplo:
“…hallándose presentes los siguientes propietarios:
1 – (D./Dña./la sociedad)…………………………, (propietario/a)………………………… del que representa el (local/piso)…………………………, puerta…………………………, cuota………………………… por 100
2 – …
Y ausentes los siguientes propietarios:
1 – (D./Dña./la sociedad)…………………………, (propietario/a)………………………… del que representa el (local/piso)…………………………, puerta…………………………, cuota………………………… por 100”
5 – Listado de los vecinos morosos
Si bien no está especificado en la LPH, es conveniente que el acta también recoja quiénes son los propietarios que, al no estar al corriente del pago de los gastos de la comunidad, se encuentran privados de voto.
Ejemplo:
“Se acuerda (por unanimidad/por el voto favorable de)………………………… propietarios y en contra de………………………… (Propietarios)…………………………, para que por parte del Presidente se notifique quienes son los propietarios morosos y por tanto, privados de voto:”
1 – (D./Dña./la sociedad)…………………………, piso…………………………, puerta………………………… adeuda la cantidad de………………………… euros.”
Es muy importante no cometer el error de publicar en el tablón de anuncios de la comunidad el listado de los morosos. Si así se hiciere se incurriría en una infracción que sería sancionada por la Agencia Española de Protección de Datos.
6 – Orden del día
En el acta deben estar todos y cada uno de los puntos mencionados en la convocatoria de la junta. Esto es relevante porque no se puede adoptar ningún acuerdo que no figure previamente en la convocatoria.
Ejemplo:
“El orden del día, según la convocatoria, es el siguiente:
1.º…
2.º…
3.º …”
7 – Los acuerdos
Las decisiones a las que se haya llegado tras la votación deben estar redactadas de manera inequívoca para evitar problemas de impugnaciones. En este punto también debe reflejarse el resultado de las votaciones de cada acuerdo.
Aunque puede ser de utilidad listar los nombres de quienes votaron a favor y en contra y su cuota de participación, en la práctica solo se establece el porcentaje de cuotas que representan los votos a favor:
Ejemplo:
“Se aprueba (por unanimidad/por………………………… propietarios, que representan las cuotas del………………………… por 100 del total de la Comunidad)………………………… la adecuación de la escalera con cargo a la comunidad y observando las regulaciones sobre eliminación de barreras arquitectónicas”.
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8 – Las firmas del Presidente y del Secretario
Para que el documento tenga validez legal, el acta debe ser rubricada por el Presidente y por el Secretario o el Administrador de Fincas, en caso de que cumpliera el rol de Secretario. Finalmente, debe enviarse una copia a todos los propietarios presentes y ausentes.
